Грант: как сдать всю отчетность и не сойти с ума

17.09.2019

04905989435-45.png 

Получить грант – это только начало большого пути. На этом пути возникает множество непредвиденных обстоятельств, которые могут повлечь за собой изменения хода реализации проекта. Как грантодатель может помочь преодолеть сложные ситуации? Как выстроить с ним конструктивные взаимоотношения и не утонуть в отчетности? Этим вопросам было посвящено выступление заместителя генерального директора Фонда президентских грантов Иннокентия Дементьева, прошедшее в рамках Нулевого дня Восточного экономического форума.

 

О том, что удалось узнать представителям некоммерческих организаций от представителя Фонда президентских грантов, рассказывает Екатерина Придворова. Она приняла участие в организованном в рамках Нулевого дня ВЭФ образовательном дне для НКО в качестве представителя Арсеньевской епархии, в 2018 году выигравшей президентский грант на реализацию проекта «Дальневосточная ярмарка русской культуры "ЗА ВЕРУ ОТЕЧЕСТВО"».

 

Сопровождение проектов

Цель взаимодействия Фонда с грантополучателями – помочь качественно реализовать проект, помочь добиться результатов, заявленных в заявке.

Система сопровождения проектов выглядит так:

1. Сопровождение каждого проекта куратором и финансовым аналитиком. У каждого проекта есть куратор. Куратор – это единственный человек, с которым взаимодействует грантополучатель, «единое окно».

Функции куратора:

  • консультирует по вопросам, возникающим при реализации проекта;

  • согласовывает изменения;

  • осуществляет мониторинг и проверку аналитической отчетности;

  • оценивает результаты реализации проектов;

  • передает все вопросы тем или иным людям в Фонде, которые могут помочь их решить. Например, финансовым аналитикам.

Также кураторы проводят образовательные мероприятия в регионах.

Финансовые аналитики:

· осуществляют мониторинг и проверку финансовой отчетности

· осуществляют мониторинг специального грантового счета

· консультируют по узкоспециализированным финансовым вопросам использования гранта

2. Обучение и информационная поддержка.

3. Управление изменениями. 90% грантополучателей вносят изменения в ходе проекта, поэтому разработана целая система управления изменениями.

4. Осуществление содержательного и финансового мониторинга.


Работа с грантополучателями

Принципы работы Фонда президентских грантов с организациями-победителями:

1. Презумпция добросовестности грантополучателя

2. Индивидуальный подход к каждому проекту: комплексный анализ ситуации для принятия решений по отчетности и расходам. Учет условий реализации проекта при определении требований к подтверждающим материалам.

3. Поддержка грантополучателей.

4. Риск-ориентированный мониторинг: требования к подтверждению выполнения мероприятий проекта зависят от масштаба проекта (чем больше, тем строже требования к подтверждающим материалам). Проверяется целевое назначение платежей на крупные суммы. Также производится оценка репутации организации для формирования «групп риска» в следующих конкурсах (при проверке отчетности Фонд ориентируется на определенные параметры и показатели).

54-545-64530539.png


Учеба для победителей

Как строится обучение грантополучателей:

  • дистанционные обучающие программы. К примеру, онлайн-курс «Социальное проектирование: от идеи до президентского гранта»;

  • выездные семинары по социальному проектированию с участием кураторов;

  • вебинары по процедурам заключения договора и реализации проекта;

  • ежемесячные вебинары по актуальным темам и часто задаваемым вопросам по финансовой отчетности и бухгалтерии;

  • вебинары по законодательству в сфере НКО;

  • форумы и конференции (к примеру, Нулевой день ВЭФ).

«В последнее время форумов, где есть место социальной повестке, стало довольно много. Раньше такого не было, – подчеркнул спикер. – Во всем мире сейчас уделяется большое внимание некоммерческим организациям. И это неслучайно: именно НКО стоит на острие общественных проблем».

9089432-354.png

 

Освещение проектов

Как строится информационная поддержка грантополучателей?

1. Публикации о поддержанных проектах в информационных ресурсах Фонда. Пример такой публикации о реализации проекта Арсеньевской епархии – https://vk.com/pgrants?w=wall-143830192_11253

2. Публикации и репортажи о проектах в федеральных и региональных СМИ. Каждый проект может быть освещен таким образом один раз. Обычно для этого выбирается ключевое мероприятие проекта. В проекте Арсеньевской епархии «Дальневосточная ярмарка русской культуры "ЗА ВЕРУ И ОТЕЧЕСТВО"» таким мероприятием является Дальневосточная ярмарка хоров, которая состоится в г. Арсеньеве 3-4 ноября. Мы уже подали запрос об информационном освещении этого мероприятия куратору нашего проекта.


Методическая основа системы сопровождения проектов для грантополучателей:

1. Договор о предоставлении гранта.

2. Требования к использованию гранта.

3. Порядок внесения изменений – в договор о предоставлении гранта можно вносить изменения.

4. Методические рекомендации к каждому виду отчетности.

5. Шаблоны документов.

5324234.png


Особенности договора о предоставлении гранта
Президента Российской Федерации

Необходимо внимательно изучить договор о предоставлении гранта, особенно:

  • П. 3.1.6 – о расходовании средств только со специального грантового счета, только в безналичном порядке, запрете на снятие наличных денежных средств;

  • П. 3.1.8 – о запрете перечисления более 50% гранта одному контрагенту без согласования с Фондом;

  • П. 3.1.10 – о недопустимости использования приобретенного за счет гранта имущества в целях, не соответствующих целям проекта, а также о запрете его передачи третьим сторонам без согласования с Фондом;

  • П. 3.1.12 – о запрете на конвертацию в иностранную валюту;

  • П. 3.1.18 – о сопровождении проекта информацией о его поддержке Фондом (включая печатные материалы и информационные системы, созданные при поддержке Фонда).


Управление изменениями в ходе проекта

Крайне редко проект реализуется строго по первоначальному детальному плану. В него вносятся изменения. Фонд президентских грантов очень лояльно относится к изменениям: более 90% запросов на изменения одобряются Фондом.

Изменения, для которых не требуется дополнительное соглашение:

1. Изменения в ключевых контрольных точках

2. Изменения, составляющие менее 25% от согласованных условий в:

  • Бюджете проекта;

  • Графике отчетности и платежей (в том числе изменение срока реализации проекта).

Заключение дополнительного соглашения нужно только при изменении более 25% от согласованных условий в бюджете и графике платежей.

Не требуется согласовывать:

  • изменения в составе команды;

  • незначительные перераспределения средств в пределах одной статьи расходов;

  • изменение дат мероприятий в рамках одного этапа;

  • иные текущие организационные вопросы.

Недопустимые изменения:

  • Изменения, влекущие существенное сокращение количественных и качественных результатов проекта;

  • Замена юридического лица – грантополучателя. Грант получает организация. Перевести грант на другое юридическое лицо нельзя!

Сколько раз можно вносить изменения, касающиеся приложений к договору?

  • По договорам, заключенным с победителями конкурсов 2018 г. – один раз за отчетный период.

  • По договорам, заключенным с победителями конкурсов 2019 г. и позднее – два раза за отчетный период.

Изменения, вносимые без согласования с Фондом (о них необходимо уведомить куратора в диалоге с Фондом):

1. Изменение сведений в ЕГРЮЛ (смена руководителя организации, наименования, юридического\фактического адреса, устава и т.п.).

2. Изменения в команде проекта (при замене руководителя проекта нужно письмо руководителя организации).

3. Изменения в календарном плане в рамках одного этапа, не влияющее на исполнение ключевых контрольных точек.

4. Изменение сумм расходов внутри одной статьи (без изменения наименования расходов и количества единиц).

5. Несущественные изменения в содержании расходов (смена поставщика оборудования, модели оборудования и т.п.).

Изменения, требующие согласования с Фондом (необходимо проработать с куратором в диалоге с Фондом):

1. Ключевые контрольные точки.

2. Бюджет.

3. Сроки реализации проекта и транши.

 

Шаг 1. Подготовка письма-предложения (оно должно быть подготовлено уполномоченным лицом) о внесении изменений и направление его скан-копии в диалог с Фондом.

Шаг 2. Фонд принимает решение (в течение 10 дней).

Шаг 3. Подготовка и подписание дополнительного соглашения ИЛИ учет изменений для последующего описания в отчете.

3465454-343-5419.png

 

Содержательный и финансовый мониторинг проекта

Мониторинг проектов:

1. Аналитическая и финансовая отчетность – поэтапный мониторинг достижения запланированных результатов и целевого использования гранта.

2. Мониторинг специального расчетного счета – контроль за расходованием средств гранта и выбором контрагентов.

3. Посещение грантополучателей и мероприятий по проектам (иногда инкогнито) – личный контакт с командой проекта, оценка качества проведения мероприятий.

 

Аналитическая отчетность (содержательный мониторинг) – мониторинг выполнения запланированных ключевых контрольных точек и достижения показателей.

Ключевые параметры, по которым Фонд рассматривает подтверждение выполнения ключевых контрольных точек:

1. Фотографии мероприятий, материальных объектов, созданных на средства гранта;

2. Электронные ссылки на публикации о проекте в СМИ и в сети Интернет;

3. Электронные версии материалов, созданных на средства гранта.

Фотографии являются основным подтверждением реализации мероприятий проекта и достижения количественных показателей за отчетный период. Рекомендованное количество фотографий к каждому мероприятию – от 3 до 10. На фотографиях должно присутствовать общее количество участников (зрителей), ключевые фигуры проекта, раздаточные материалы и оборудование, изготовленные или приобретенные за счет средств гранта.

Если в рамках мероприятия за счет средств гранта организовано питание – приложить 1 общее фото.

Дополнительные фотографии – через файлообменник (материалы должны быть доступны как минимум до окончания срока реализации проекта, а лучше – всегда).

Финансовая отчетность (мониторинг расходования средств гранта). Цель проверки финансового отчета – контроль экономности и результативности расходования средств гранта, а также целевого характера расходов.

Состав отчета: информация о расходах, произведенных за счет средств гранта за отчетный период по статьям бюджета. Документы, подтверждающие целевое использование гранта (скан-копии первичных документов, подписанные электронной подписью).

Фонд не проверяет полноту и правильность ведения бухгалтерского учета, соблюдение трудового законодательства и порядка уплаты налогов.

Периодичность:

  • отчеты за каждый этап выполнения проекта – промежуточный мониторинг, позволяющий выявить риски для реализации проекта и предотвратить нарушения условий договора о предоставлении гранта.

  • Итоговые отчеты (содержат расширенный перечень данных для оценки результатов проекта и социального эффекта). Именно на основании итогового отчета производится оценка реализации всего проекта.

 

Оценка результатов проекта и социального эффекта

Задачи:

1. Выявление лучших практик реализации социально значимых проектов.

2. Формирование перечня организаций, наименее успешно выполняющих проект, для учета при проведении следующих конкурсов.

На сайте оценка.гранты.рф производится внешняя оценка успешно реализованных проектов. Оценку производят региональные власти, общественные палаты, победители, эксперты и все желающие.

Элементы оценки, проводимой Фондом:

1. Показатели результативности: основные и дополнительные.

2. Оценка открытости и доступности информации о проекте для общественности.

3. Общий вывод\отметка о репутации.

По результатам оценки гранту присваивается одна из трех категорий:

«Успешно»: достигнуты основные результаты, нет существенных замечаний по отчетности и информационной открытости;

«Удовлетворительно»: не полностью достигнуты основные результаты, по существу проект реализован, отчетность предоставлена;

«Неудовлетворительно»: низкий уровень достижения основных результатов проекта и (или) допущены грубые нарушения договора.

Подготовила Екатерина ПРИДВОРОВА,
пресс-секретарь Арсеньевской епархии

 

 


Как помочь нашему проекту?

Если вам нравится наша работа, мы будем благодарны вашим пожертвованиям. Они позволят нам развиваться и запускать новые проекты в рамках портала "Приходы". Взносы можно перечислять несколькими способами:

Yandex money Яндекс-деньги: 41001232468041
Webmoney money Webmoney: R287462773558

Также можно перечислить на реквизиты:

Автономная некоммерческая организация «Делай благо»
Свидетельство о регистрации юридического лица №1137799022778 от 16 декабря 2013 года
ИНН – 7718749261
КПП – 771801001
ОГРН 1137799022778
р/с №40703810002860000006
в ОАО «Альфа-Банк» (ИНН 7728168971 ОГРН 1027700067328 БИК 044525593 корреспондентский счет №30101810200000000593 в ОПЕРУ МОСКВА)
Адрес: 107553 Москва, ул. Б. Черкизовская д.17
Тел. (499) 161-81-82,  (499) 161-20-25

В переводе указать "пожертвование на уставную деятельность".

Если при совершении перевода вы укажите свои имена, они будут поминаться в храме пророка Илии в Черкизове.